要有效率，簡單策略是源頭減hea，每天開工習慣先公後私，首兩小時先處理重要或緊急公事才take個break處理私人事務。趁低入手科技股、覆老婆唔返屋企食飯誰敢說不重要了？但只屬於重要的私事，可以等。所謂時間管理，無非就是懂得緩急先後四個字。

另外如圍爐吹水，交換Carousell的二手買賣情報只是辦公室聯誼活動就別太張揚，因為既不緊急也不重要，尤其牽涉同事的「是非」更加要慎之慎之。很多機構容不得「是非精」的存在，盛傳著名對沖基金Bridgewater 創辦人 Ray Dalio，就把一些背後講同事閒話的員工掃地出門，殺一儆百。倘若大家自問難忍口癮，請為自己設限，只准每天飯前吹水兩次，每次五分鐘，就已經足夠你犯下很多口業。請記得有種自律，是懂得自己上堂打鐘，埋位開工。





孫立民，盈力僱員服務顧問首席顧問。

消滅時間殺手
此外要留意，完美主義者往往是時間殺手。經濟定律告訴我們，要提升頂尖2%的質素，可能要用20%的額外時間去錦上添花，首先問問自己是否值得事無大小都去雕花。完美主義者，要包容少許沙石，容許有瑕疵的可能，總好過因小失大交不到貨，倘若那2%的質素生死攸關，那更加要預留足夠的時間去執靚它，來提升水平，不是在死線前夕才動工。

冗長和缺效率的會議是另一時間殺手，很多每天的例行會議其實不重要，但往往「急」得大家團團轉，時間精力浪費掉，所以會議非開不可，請大幅減少開會時報告事項，事前讓成員閱讀，別讓大家無準備開會，會議是用來討論和做決策的。

會議必要時讓同事代勞，互相補位。因為時間管理要懂得槓桿效果，把部份工作授權同事獨立處理，好讓他們有更大的自主空間，同時省卻很多向你請示批核的時間，他們也會有擁有度。今天會議大家都機不離手，工作可平行處理，例如乘車往開會時覆客的查詢，開會或聽講座時，可回一兩個緊急的email或whatsapp，但不要太明目張膽，以免不尊重講者，另外這些所謂緊急的訊息可能並不重要，可以安排時間再處理。

一些較短時間已能完成的工作，例如打電話覆客、或只需在proposal 範本上加入公司名稱和銀碼…等，由於相對簡單容易，很多人會選擇優先處理。但亦應考慮事情後果的演變速度，若後果的變化是以分鐘計算的，例如孖展貨斬倉定唔斬、憤怒的顧客或VIP的投訴等，必定重要兼緊急，定要排頭位，若拖延處理，修正或作挽救的時間成本會大增。

有遠見的人，會把時間投放在不緊急卻很重要的工作上，因為往往這些工作最有回報。作為打工仔，應花點時間做好上司重視的任務；遇上有購買動機的客，多打電話跟進。作為上司，多花時間付出給有拼搏精神，兼態度正面的90後上位，總好過花時間去日哦夜哦啲老seafood。

撰文：孫立民　盈力僱員服務顧問首席顧問

source : https://hk.lifestyle.appledaily.com/lifestyle/wellbeing/daily/article/20180927/20508760
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